Les communications internes sont au centre de la transformation numérique aujourd’hui. Et, alors que les entreprises adoptent des outils technologiques de plus en plus avancés pour communiquer avec les employés et les engager, il y a une responsabilité croissante d’atteindre efficacement les employés de première ligne et de bureau, peu importe où ils travaillent.
Dans un récent rapport, nous avons constaté que 57% des professionnels de la communication interne et des RH subissent davantage de pression pour développer une approche cohésive de l’engagement des employés. Avant de poursuivre votre lecture, découvrez urbanweb ratp, la messagerie interne aux agents de la RATP.
Avantages et inconvénients d’un intranet
Avantages d’un intranet
Malgré le fait que de nouvelles technologies émergent pour faire progresser le domaine des communications, pour de nombreuses entreprises, il existe toujours des avantages clés à avoir un intranet réalisé et géré par une équipe interne dédiée.
Voici trois avantages stratégiques d’avoir un intranet d’entreprise :
Stockage facile des fichiers et des informations
Chaque organisation a des centaines, voire des milliers, de fichiers formatés différemment qui flottent parmi les fils de messagerie, Google Drive, ou les disques durs des ordinateurs portables ou de bureau. Disposer d’un intranet d’entreprise permet de stocker et d’accéder facilement à tous vos fichiers dans un emplacement central. Toute communication qui a lieu sur un intranet est également sauvegardée tant que l’intranet est en service. Il est donc plus facile pour les individus de rechercher les messages passés de l’intranet de leur entreprise.
Moyens faciles de communiquer entre employés
Les intranets comportent généralement des profils d’utilisateurs similaires à votre profil LinkedIn. Ils contiennent une photo, un titre et une description du poste, ainsi que des informations de contact. Tout employé ayant accès à l’intranet peut découvrir de nouveaux collègues et leur envoyer des messages via l’intranet. Cela facilite une collaboration accrue et aide à établir un réseau de main-d’œuvre.
Un bon système de gestion de contenu (CMS)
Les intranets ont commencé dans les années 1990 comme une simple page d’accueil contenant des informations éparses sur une entreprise. Depuis, ils ont évolué pour inclure des forums de discussion, des blogs et des fonctionnalités sociales. Cela a permis aux communicateurs internes d’être en mesure d’utiliser leur intranet pour partager des messages clés et des mises à jour organisationnelles. L’intranet CMS permet aux communicateurs internes de créer et de partager facilement du contenu dans l’ensemble du système.
Inconvénients d’un intranet
Il est évident que les outils utilisés depuis des décennies peuvent aussi finir par être maladroits et dépassés, surtout s’ils ne sont pas mis à jour ou modifiés pour suivre les besoins de l’entreprise.
Voici cinq inconvénients courants d’avoir un intranet pour de nombreuses entreprises :
L’information est difficile à trouver
Les intranets ont traditionnellement été structurés dans un format obsolète qui oblige les employés à chercher dans des milliers de pages ou de dossiers pour trouver l’information dont ils ont besoin. Les intranets ne tirent pas des histoires pertinentes et actuelles de la manière dont nous sommes habitués à recevoir des informations. Le contenu est souvent obsolète, car la publication sur les intranets peut être difficile et prendre du temps. De plus, vous ne pouvez pas cibler les employés ou personnaliser les communications, afin que l’information soit pertinente et opportune.
Les informations étant difficiles à trouver, les travailleurs peuvent être désabusés de suivre les communications de l’intranet. Cela a un impact négatif sur l’expérience des employés et diminue l’effet de vos messages sur des objectifs commerciaux plus larges.
Les travailleurs désœuvrés ne peuvent pas accéder facilement aux intranets
Les intranets sont limités dans leur capacité à atteindre tous les employés, car ils ne sont parfois accessibles que sur le bureau. Les travailleurs à distance – tels que les employés du commerce de détail, les infirmières, le personnel d’entrepôt et les chauffeurs routiers et les travailleurs hybrides peuvent ne pas avoir la possibilité d’accéder aux intranets. Les travailleurs de première ligne peuvent ne pas disposer d’un ordinateur portable d’entreprise, d’un accès à l’intranet à domicile ou d’un accès régulier à l’internet. Même si ces travailleurs attendent d’avoir un ordinateur pour accéder à l’intranet, les informations qui s’y trouvent sont souvent obsolètes ou désorganisées, ce qui rend difficile pour les employés de trouver rapidement le contenu dont ils ont besoin. Afin d’atteindre chaque travailleur, vous devez vous assurer que vos outils de communication prennent en charge les travailleurs à distance et sur le terrain.
Nous avons compilé les commentaires directs des responsables informatiques sur cette question. Il s’avère que 80 % des responsables informatiques pensent qu’un manque d’accès à l’information réduit la productivité de la ligne de front. Pour atteindre chaque travailleur, vous devez vous assurer que vos outils de communication prennent en charge les travailleurs à distance et sur le terrain.
Le mobile n’est pas pris en charge
Ce n’est pas un secret qu’en tant que société, nous sommes accros à nos téléphones portables. Plus de 85% des millenniaux ont leur propre smartphone. ; De nombreux intranets ne supportent pas le mobile ou doivent être mis à jour avec la prochaine version mobile. Si vous disposez déjà d’un intranet, il peut être tentant d’attendre la prochaine mise à jour offrant une fonctionnalité mobile au lieu de vous engager dans un changement de communication. Mais en attendant, vous perdez un moyen facile et accessible de communiquer avec l’ensemble de votre personnel. Les communications mobiles, en particulier les applications natives, sont pratiques pour chaque travailleur et plus susceptibles de les maintenir engagés.
Les mises à jour des intranets peuvent prendre beaucoup de temps
Les technologies et logiciels de communication s’améliorent et évoluent constamment. Nous sommes habitués à des mises à jour logicielles régulières, à de nouvelles versions et à de nouvelles fonctionnalités passionnantes. En comparaison, il faut parfois des années pour que de nouvelles versions d’intranet sortent. Microsoft, par exemple, a un cycle de sortie de trois ans. Ce décalage empêche les communicateurs internes disposant d’intranets d’avoir accès aux dernières stratégies pour tenir les travailleurs informés et à jour. Avec ces nouvelles versions importantes, les employés doivent apprendre de nouvelles fonctionnalités compliquées et adapter leurs anciens flux de travail. Les nouvelles versions peuvent ne pas bien s’intégrer aux autres logiciels que vous utilisez ou être fastidieuses à installer si vous attendez trop longtemps entre les versions.
Les solutions de portail intranet ne sont pas conviviales
Si vous envisagez de rafraîchir votre intranet ou de vous tourner vers une solution logicielle intranet, ce n’est peut-être pas le meilleur investissement. Il s’agit simplement d’une superposition à votre intranet existant, de sorte que tous vos mêmes problèmes sont simplement recouverts d’une interface plus jolie.